Logiciel métier vétérinaire et assistant vocal : le lien

Un assistant vocal qui n'est pas relié à votre logiciel métier prend des messages. Un assistant relié à votre logiciel propose de vrais créneaux, inscrit le rendez-vous au bon endroit et évite à l'équipe de tout ressaisir. C'est la différence entre un répondeur plus malin et un vrai secrétariat de secours.

Cet article explique ce que change ce lien, ce qui fonctionne aujourd'hui avec AlloVet, et comment ajouter un autre logiciel.

Pourquoi relier un assistant à son logiciel métier ?

Sans lien, l'assistant ne connaît pas votre agenda. Il peut noter une demande, mais il ne sait pas si un créneau est libre. Quelqu'un doit rappeler, vérifier, puis saisir.

Avec un lien, l'assistant travaille dans les mêmes données que votre équipe :

Il voit les créneaux libres.
Il inscrit un rendez-vous dans l'agenda.
Il peut déplacer ou annuler un rendez-vous existant.
Il évite les doublons, car il retrouve les clients et animaux déjà enregistrés.

Pour l'équipe, la ressaisie disparaît. Pour l'appelant, le rendez-vous est confirmé pendant l'appel.

Que fait AlloVet avec VetUp ?

VetUp est aujourd'hui le seul logiciel métier intégré en production avec AlloVet. L'intégration lit et écrit :

Lire les créneaux libres.
Prendre un rendez-vous.
Déplacer un rendez-vous.
Annuler un rendez-vous.
Créer un client ou un animal qui n'existe pas encore dans le logiciel.

Un point à connaître : la synchronisation avec VetUp se fait toutes les 10 à 60 minutes, pas en temps réel. Un créneau pris à l'instant par votre équipe peut mettre un peu de temps à apparaître côté assistant. Nous le disons clairement pour que vous puissiez en juger.

L'intégration VetUp n'est pas comprise dans l'offre à partir de 99 euros par mois. Son prix dépend du nombre d'appels. Écrivez-nous pour obtenir un devis.

Et si on utilise un autre logiciel ?

Nous ne disons pas que l'assistant est compatible avec tous les logiciels. Il ne l'est pas.

Voici ce qui est vrai :

Pour tout autre logiciel métier qui a une version cloud, nous pouvons construire une intégration sur mesure, gratuitement, dans le cadre d'un essai accompagné (un POC).
Il faut un compte de test sur votre logiciel. Une fois que nous l'avons, le délai est d'environ une semaine.
La disponibilité dépend de ce que le logiciel permet techniquement. Nous vous le disons après avoir regardé.

Ces autres intégrations ne sont pas en production aujourd'hui. Elles se font sur demande.

Et sans logiciel relié ?

Google Calendar est inclus dans l'offre de base. Si votre équipe gère ses rendez-vous dans un agenda Google, l'assistant peut s'en servir. Ce n'est pas aussi riche qu'un lien avec un logiciel métier : il n'a pas la fiche du client ni de l'animal. Mais cela suffit pour de nombreuses petites cliniques qui veulent d'abord arrêter de perdre des appels.

Comment choisir ?

Posez-vous ces questions :

Quel outil utilise mon équipe tous les jours pour les rendez-vous ?
Sa version est-elle accessible en ligne (cloud) ?
Combien de rendez-vous sont pris par téléphone chaque semaine ?
Est-ce que je veux que l'assistant écrive dans l'agenda, ou seulement qu'il prenne des messages ?

Si vous utilisez VetUp, l'intégration existe. Si vous utilisez un autre logiciel cloud, demandez-nous un POC. Si votre logiciel n'a pas de version cloud, parlez-nous-en quand même : on regarde au cas par cas, sans promesse avant d'avoir vu.

Quelles questions poser à votre éditeur de logiciel ?

Pour préparer une intégration, vous pouvez demander à votre éditeur :

Existe-t-il une interface de programmation (API) pour lire et écrire l'agenda ?
Peut-on obtenir un compte de test ?
Y a-t-il des limites d'usage ou des frais ?
Qui peut nous aider côté technique ?

Les réponses nous disent si l'intégration est simple ou si elle demande un travail particulier.

À retenir

Un assistant relié à votre logiciel propose de vrais créneaux et évite la ressaisie.
VetUp est le seul logiciel intégré en production : lecture des créneaux, prise, déplacement, annulation de rendez-vous, création des clients et animaux manquants.
La synchronisation avec VetUp se fait toutes les 10 à 60 minutes.
Autre logiciel avec une version cloud : intégration sur mesure gratuite pour un POC, environ une semaine après réception d'un compte de test.
Google Calendar est inclus dans l'offre de base.

Pour voir comment l'assistant prend un rendez-vous, essayez la démo sur la page d'accueil d'AlloVet, ou écrivez-nous en nous disant quel logiciel vous utilisez.