Renvoi d'appel pour clinique vétérinaire : le guide

Le renvoi d'appel envoie les appels reçus sur le numéro de votre clinique vers un autre numéro. Il existe trois modes : sur occupé, sur non-réponse, et systématique. Pour un standard ou un assistant vocal, le plus utile est souvent le renvoi sur non-réponse, avec un délai bien réglé.

Cet article explique les trois modes, comment les activer, et surtout comment les désactiver quand vous en avez fini.

Quels sont les trois types de renvoi ?

Sur occupé. Les appels sont renvoyés quand votre ligne est déjà en communication. Utile si vous n'avez qu'une ligne.
Sur non-réponse. Les appels sont renvoyés quand personne ne décroche après un certain nombre de sonneries. C'est le mode le plus courant pour un secrétariat de secours.
Systématique (inconditionnel). Tous les appels partent vers l'autre numéro, sans que votre ligne sonne. À réserver à la nuit, aux congés ou aux fermetures.

Quel mode choisir pour une clinique ?

Cela dépend de votre problème.

Vous manquez des appels pendant les chirurgies et les consultations : choisissez non-réponse et occupé.
Vous voulez que la clinique ne sonne plus la nuit ni le week-end : choisissez systématique, programmé sur ces plages si votre opérateur le permet.
Vous voulez que tous les appels soient traités par un assistant ou un standard : choisissez systématique, mais gardez un moyen de vous joindre en urgence.

Comment activer le renvoi ?

La méthode dépend de votre ligne. Vérifiez toujours auprès de votre opérateur : les procédures changent d'un fournisseur à l'autre.

Sur un mobile ou une ligne gérée comme un mobile, des codes standards existent. Vous les composez comme un numéro, puis vous appuyez sur appel :

Renvoi systématique : *21* suivi du numéro de destination, puis #.
Renvoi sur occupé : **67* suivi du numéro, puis #.
Renvoi sur non-réponse : **61* suivi du numéro, puis #.

Sur une ligne fixe, une box ou un standard, le réglage se fait en général dans l'espace client de l'opérateur, dans le menu du téléphone ou dans l'interface du standard. Si vous avez un installateur, demandez-lui.

Ces codes sont les plus courants, mais ils ne fonctionnent pas partout. Si rien ne se passe, contactez votre opérateur.

Comment régler le délai de sonnerie ?

Sur un renvoi sur non-réponse, le délai décide du moment où l'appel part. Trop court, et vous n'avez pas le temps de décrocher. Trop long, et l'appelant raccroche avant.

Un repère simple : laissez sonner quatre à cinq fois, soit environ 20 à 25 secondes. Ajustez selon votre équipe. Notez le délai quelque part pour ne pas l'oublier.

Quels conseils pratiques suivre ?

Testez avec un autre téléphone. Appelez la clinique depuis un mobile personnel et vérifiez que l'appel arrive bien au bon endroit.
Testez à chaque mode. Occupé, non-réponse et systématique se testent différemment.
Vérifiez le coût. Certains forfaits facturent la partie renvoyée. Lisez les conditions de votre opérateur.
Prévenez l'équipe. Tout le monde doit savoir que le renvoi est actif, et pour combien de temps.
Gardez un second moyen de joindre la clinique. Un mobile de garde, par exemple, pour les urgences.
Notez la date d'activation. Les renvois oubliés sont une source classique de problèmes.

Comment désactiver le renvoi ?

C'est la partie qu'on oublie. Sur mobile, les codes standards sont :

##21# : désactive le renvoi systématique.
##67# : désactive le renvoi sur occupé.
##61# : désactive le renvoi sur non-réponse.
##002# : désactive tous les renvois.

Après chaque désactivation, refaites un appel de test pour vérifier que la clinique sonne bien. Sur ligne fixe ou standard, repassez par le même menu que celui qui a servi à l'activer.

Comment cela se passe-t-il avec un assistant vocal ?

Avec AlloVet, la clinique reçoit un numéro dédié. Vous réglez le renvoi de votre ligne actuelle vers ce numéro, en général sur non-réponse et sur occupé, ou en systématique pendant les fermetures. L'assistant décroche à la place de l'équipe.

Vous gardez la main : le jour où vous désactivez le renvoi, vos appels reviennent directement sur votre ligne. Rien n'est à défaire du côté de l'opérateur au-delà du renvoi lui-même.

À retenir

Trois modes : occupé, non-réponse, systématique.
Pour combler les moments où l'équipe est prise, le renvoi sur non-réponse et sur occupé suffit souvent.
Réglez le délai autour de quatre à cinq sonneries et ajustez.
Testez avec un autre téléphone, avant et après chaque changement.
Sachez désactiver : ##002# sur mobile coupe tous les renvois.
En cas de doute, demandez à votre opérateur.

Pour voir comment une clinique fonctionne avec un assistant vocal derrière un renvoi, essayez la démo sur la page d'accueil d'AlloVet, ou écrivez-nous.