Ce que fait l'assistant vocal AlloVet, de l'appel au portail

Un assistant vocal ne sert que s'il règle vraiment les appels. Voici ce que fait AlloVet aujourd'hui, côté appelant, puis ce que votre équipe voit ensuite dans le portail. Les captures viennent d'une clinique de démonstration : les noms et les numéros sont fictifs.

Ce que l'assistant répond tout seul

La plupart des appels sont des questions simples. L'assistant répond à partir des informations que vous avez saisies.

• Horaires d'ouverture, y compris la pause déjeuner et les jours de fermeture.
• Adresse, accès, parking, arrêt de transport le plus proche, interphone.
• Services proposés, vétérinaires de la clinique, animaux pris en charge (et ceux qui ne le sont pas).
• Moyens de paiement acceptés.
• Tarifs de vos prestations. L'assistant précise que le prix final est donné à la clinique, après l'examen.
• Consignes avant le rendez-vous, par exemple être à jeun. Vous les écrivez une fois par service, l'assistant les rappelle à la réservation.
• Questions courantes sur la santé de l'animal : vaccins, stérilisation, vermifuge, préparation à une opération, suites d'opération. Il répond avec prudence, selon l'espèce, le sexe et l'âge. Il ne pose jamais de diagnostic. S'il ne sait pas, il propose un transfert ou un rappel.

Les rendez-vous

L'assistant prend, déplace et annule les rendez-vous. Il propose jusqu'à trois créneaux selon votre agenda, gère plusieurs animaux dans le même appel et demande une confirmation avant d'enregistrer. Il reconnaît les clients déjà connus à leur numéro. Sinon, il crée la fiche du client et de l'animal.

Chaque rendez-vous pris par l'IA arrive en attente de validation. Votre équipe le confirme ou le refuse d'un clic. Le créneau est déjà bloqué en attendant.

Urgences, humain, rappel

• Urgence : l'assistant évalue la gravité en silence (appétit, douleur, énergie, inquiétude du propriétaire). Si c'est une urgence, il transfère l'appel au numéro que vous avez choisi, ou lit votre consigne d'orientation si vous ne gérez pas les urgences.
• Humain à tout moment : si l'appelant le demande, l'assistant transfère l'appel. Le résumé n'est pas annoncé à la personne qui décroche, il est dans le portail.
• Rappel : quand il ne peut pas régler la demande, il note la demande de rappel. C'est aussi le cas des demandes de renouvellement d'ordonnance : elles sont notées pour votre équipe, jamais validées par l'assistant.

Ce que votre équipe voit dans le portail

Le tableau de bord résume les 7 derniers jours : appels reçus, rendez-vous réservés, escalades, minutes utilisées.

La liste des appels se filtre par date, catégorie (réservation, urgence, demande d'info, ordonnance...), durée et statut. Une recherche trouve un nom, un numéro ou un mot de la conversation.

Chaque appel a sa page : le résumé, les coordonnées du client et de ses animaux, les actions sur les rendez-vous à confirmer ou refuser, une note d'équipe où l'on peut mentionner un collègue, et la transcription complète de la conversation. Si vous activez l'enregistrement, vous pouvez aussi écouter l'appel. L'enregistrement est désactivé par défaut et supprimé après 14 jours.

Ce que vous réglez vous-même

Tout se règle dans les paramètres, sans passer par nous.

• Profil : adresse, accès, parking, transports, horaires, animaux traités, e-mail à chaque nouvel appel.
• Cabinet : services, moyens de paiement, vétérinaires.

• Tarifs : le prix de vos prestations, en prix fixe, « à partir de » ou en fourchette.
• Assistant : son nom, sa voix (féminine ou masculine, avec écoute d'un aperçu) et le message d'accueil, construit avec le nom de la clinique.

• Équipe : inviter un collègue, avec un rôle administrateur ou membre.
• Intégrations : Google Agenda ou votre logiciel métier, et le choix entre assistant IA ou transfert vers la clinique.

La page « Tester l'IA » permet d'essayer l'assistant dans le navigateur avant de renvoyer vos appels.

Ce que l'assistant ne fait pas

Il ne donne ni diagnostic ni conseil médical. Il ne donne aucune information sur un animal hospitalisé. Il ne valide pas une ordonnance. Il annonce à chaque appel qu'il est un assistant vocal IA.

Une question sur une autre fonction ? Réservez une démo ou écrivez-nous : nous répondons sous un jour ouvré.